应收帐款管理系统的基本要素

[指南]：1、检查所有应收账款和相关交易记录的余额。所有销售记录应有相应的发票；所有付款应有收据，存款收据或银行证明；提供给客户的所有贷方应具有贷项凭单或其他记录文件。

无论是自动还是手动，任何应收帐款系统都应监督以下六个控制点：

1、检查所有应收帐款和相关交易记录的余额。所有销售记录应有相应的发票；所有付款应有收据，存款收据或银行证明；提供给客户的所有贷方应具有贷项凭单或其他记录文件。

2、必须记录每张发票，并且同时记得及时开具发票。及时开具发票有助于建立完整的财务记录并显示公司良好的财务管理技能，而延迟开具发票则无异于损害公司的财务状况。

3、确保已将所有发票发送给相应的应收帐款客户，每天或每周检查发票和邮寄记录，并贴上标签。发票和邮寄记录必须一对一对应。如果会计部门有多个角色，则邮件部门以外的部门必须完成此验证。同样，这种方法也有利于公司的财务管理。

4、确保应收帐款管理系统定期报告相关信息，包括账龄数据，欠款客户和购买额度超过信用额度的客户。有了这个基础，您的公司可以对过去到期但尚未还款或还款记录不佳的帐户采取收款措施。

5、确保系统不仅可以根据客户的付款状态，贷项凭证和日记帐授予不同的信用额度，而且还可以处理因纠纷而发生的退货，错误，付款以及偶尔的坏账冲销。

6、系统及其功能必须能够检查应收账款总分类账和子账目的余额与客户交易记录是否一致。这应该成为不间断的例行检查工作。

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